Hoe maak ik een snelle incasso?

Laatst bijgewerkt ma, 3 jun. 2019 11:00

U kunt in LEA naast het periodiek maken van vastgestelde incasso bedragen per lid ook via de zogenaamde snelle incasso incasso's aanmaken.

Snelle incasso's kunnen aangemaakt worden vanuit groepen, selecties, afspraken en individueel.

Het menu item vindt u vanuit het hoofdmenu van LEA als u klikt op het menu item Contributie, bijdragen en abonnementen en dan klikt op het sub menu item "Snelle incasso".

Instructie:

In het overzicht zien we direct wat er nog te incasseren is, wat er geïncasseerd is en het totaal.

Een nieuwe incasso maken we met de knop 'nieuw'.

We moeten nu een aantal instellingen invullen:

• het niveau
  • het standaard bedrag voor de incasso
• de naam of omschrijving van de incasso
  • het rekeningnummer waar het geld naar toe moet.

Als we klaar zijn klikken we op 'ga verder'.

U komt nu in het termijnen overzicht van de snelle incasso.

We kunnen nu op diverse manieren personen toevoegen aan de snelle incasso om te incasseren Dit kan per:

• Individu
  • Groep
• Selectie
  • Afspraak.

U voegt ze dan vanuit de snelle incasso toe. U kunt dit ook doen vanuit:

• Het ledendossier
  • Het groepenoverzicht
• Het selectieoverzicht
  • Het afsprakenoverzicht.

We gaan nu één enkel lid toevoegen vanuit de snelle incasso met de knop 'voeg leden toe'.

Als eerst moeten we nu gegevens voor de incasso invullen zoals bijvoorbeeld een suborganisatie.

Het bedrag en IBAN zijn de standaard waarden maar hiervan kan worden afgeweken.

Verder moet er een datum ondertekening worden opgegeven en kunnen we het machtigingstype selecteren. Bij een eenmalige machtiging wordt er één termijn gemaakt die u kan incasseren.

Bij een doorlopende machtiging selecteert u hoe vaak en voor hoelang u wilt incasseren.

In dit geval doen we 24 maanden ofwel 2 jaar elke maand vanaf de startdatum.

U kunt tevens een einddatum voor de machtiging invullen zodat u altijd weet tot wanneer de machtiging loopt.

Het ingevulde bedrag is in dit geval het bedrag dat elke termijn wordt geïncasseerd.

Nu gaan we het lid selecteren, dit kunnen we doen door gegevens in te vullen en op de knop ‘zoek lid aan de hand van ingevulde gegevens te klikken’ of door op uitgebreid zoeken te klikken.

Ook kunnen we gegevens invullen en zo direct een nieuw lid aanmaken en inschrijven met de knop ‘maak nieuw lid aan’.

In dit geval zoek we een lid aan de hand van het lidnummer.

Met de knop 'opslaan en termijn maken' worden de termijnen voor dit lid gemaakt.

Met de knop 'opslaan en volgende' gebeurt hetzelfde maar kunnen we ook direct verder met een volgende persoon.

In het termijnen overzicht staan nu de 24 maanden keurig op datum gesorteerd met elke maand hetzelfde bedrag.

Met de knop 'bewerk machtiging' kunt u altijd de gegevens van de eerder ingevulde machtiging terugzien en bewerken.

Hiervan uit kunt u nu ook het incassobestand maken, dit doet u door termijnen te selecteren.

Door middel van de zoek knop kunt u dit voor een bepaalde periode doen.

In dit geval willen we de termijn uit augustus hebben en vullen wij start en einddatum in.

Als wij nu zoeken vinden we 1 termijn en selecteren deze en klikken op de knop 'genereer incasso'.

U stelt nu eventueel een andere uitvoer datum in en de actie gaat verder via de planner.

Als de actie klaar is en we gaan terug naar de snelle incasso dan vinden we het PAINbestand onder het tabblad 'incassobestanden'.

Hier kunnen we het bestand downloaden en bekijken.

Als het bestand bij de bank is geüpload en succesvol geïncasseerd, kunt u het bestand versleutelen met de knop 'maak bestand definitief'.

U kunt de termijnen behorende bij het bestand dan niet meer verwijderen of aanpassen.

In het ontvangen overzicht zien we nu de ene termijn staan.

Als we het incassobestand nog niet definitief hebben gemaakt en de incasso is bijvoorbeeld gestorneerd kunnen we op de knop niet ontvangen gestorneerd klikken.

Zodoende komt de termijn terug in het tabblad termijnen en kunnen we hem opnieuw incasseren.

Als we alle incasso's van de machtiging succesvol hebben geïncasseerd komt de machtiging in het tabblad ‘volledige incasso's’ staan.

Zo heeft u overzicht van wat er allemaal is gebeurd binnen deze snelle incasso.

Vanuit hier kunt u de incasso verlengen, u kunt de gegevens van de machtiging behouden en op basis daarvan nogmaals verlengen of de gegevens aanpassen.

In het tabblad 'instellingen' kunt u altijd de standaard instellingen van de snelle incasso wijzigen.